Software per la gestione della qualità in  Excel: perché l'azienda deve abbandonare i fogli di calcolo

Software per la gestione della qualità in  Excel: perché l'azienda deve abbandonare i fogli di calcolo

Qualità gestita con Excel: agile, flessibile… ma poco produttiva e rischiosa

Molte aziende continuano a gestire i processi della qualità utilizzando Excel: fogli ben strutturati, ricchi di colori, formule, grafici e tabelle che offrono grande libertà di personalizzazione. Excel consente di registrare dati in modo rapido e di creare formati utili per rapporti di prova, certificati di conformità, report di reclamo e documenti operativi. Tuttavia, questa flessibilità si trasforma rapidamente in un limite serio quando i dati aumentano e il Sistema di Gestione Qualità (SGQ) deve garantire produttività, sicurezza e continuità operativa.

Perché Excel rallenta la produttività del Sistema Qualità (SGQ)

La produttività dei sistemi basati su Excel diminuisce man mano che cresce la mole di dati da gestire e replicare. L’aumento delle interdipendenze tra fogli di lavoro e processi porta spesso a:

• duplicazioni di dati,
• riscrittura delle informazioni in più documenti,
• necessità di creare macro complesse per far dialogare file diversi,
• incremento degli errori umani nelle operazioni ripetitive.

Un semplice fuori limite rilevato nei controlli qualità può richiedere l’apertura di una non conformità verso il fornitore, influire sulla sua valutazione periodica e alimentare il ranking. Tutte operazioni che, gestite con Excel, si trasformano in attività lente e macchinose.

Sicurezza dei dati e tracciabilità: Il grande limite di Excel nei processi qualità

La sicurezza delle informazioni registrate su Excel rappresenta un problema noto, ma nei processi qualità diventa un fattore critico. Consentire l’accesso a più operatori, ognuno con esigenze diverse, espone a rischi come:

• modifiche non autorizzate,
• errori accidentali,
• cancellazioni involontarie,
• perdita di dati durante la collaborazione.

L’uso di password o blocchi non risolve il problema: spesso porta alla creazione di sistemi paralleli per gestire esigenze specifiche di alcuni ruoli, complicando ulteriormente il flusso di lavoro e la tracciabilità dei dati.

Gestione documentale complessa: l'incubo di Audit e Non Conformità

Senza un sistema centralizzato, trovare i file aggiornati o applicare modifiche massive diventa un incubo, soprattutto quando:

• arriva una richiesta urgente della direzione,
• si presenta un audit non programmato,
• serve aggiornare tutti i documenti a seguito di un cambio normativo o di una nuova certificazione aziendale.

In questi casi, il tempo perso nella ricerca dei file corretti genera stress crescente, fino a trasformarsi in distress quando il numero di fogli Excel aumenta senza controllo, creando un file per ogni esigenza o variante.

Perché scegliere un software dedicato alla gestione della qualità

Per superare i limiti intrinseci di Excel, molte aziende scelgono piattaforme dedicate alla gestione della qualità, capaci di:

1. Centralizzare i dati e garantire accessi controllati.
2. Automatizzare la registrazione e l’acquisizione delle informazioni.
3. Agevolare la comunicazione tra reparti diversi.

Esempi tipici includono: blocco/sblocco lotti per la produzione, analisi dei dati di qualifica del fornitore per il buyer, disponibilità immediata di schede tecniche aggiornate per funzioni commerciali e clienti.

AYAMA: la piattaforma software unica e integrata per la Gestione Qualità 

La piattaforma software AYAMA nasce con un obiettivo semplice: offrire alle aziende un sistema unico, modulare e completamente integrato per la gestione di tutti i dati della qualità.

I suoi moduli, attivabili in base alle esigenze, comunicano tra loro e si integrano con ERP, CRM, strumenti di laboratorio, portali esterni e sistemi di business intelligence. Grazie a una gestione avanzata e personalizzabile dei permessi, ogni utente può eseguire solo le operazioni previste dal proprio ruolo, garantendo coerenza, tracciabilità e sicurezza.

Anche le figure della Direzione possono avere accesso di sola consultazione, ottimizzando il processo decisionale senza interferire con la gestione operativa dei dati.

L’obiettivo finale: Fornire alle aziende una piattaforma unica, completa e scalabile che elimini la frammentazione dei file Excel, aumenti la sicurezza dei dati e migliori l’efficienza complessiva dei processi qualità.

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