Schede tecniche in PDF? Come trasformarle in risorsa digitale con l’Intelligenza Artificiale

La gestione efficiente delle schede tecniche è una priorità per molte aziende, in particolare nei settori alimentare, chimico, manifatturiero ed elettronico, dove questi documenti contengono informazioni fondamentali su prodotti, materiali e processi.

Tuttavia, mantenere aggiornate e facilmente accessibili le schede tecniche può rivelarsi complesso, soprattutto quando devono essere condivise regolarmente con il team commerciale, i clienti e altri reparti aziendali.

Le sfide più comuni nella gestione delle schede tecniche

• Difficoltà nel reperire informazioni aggiornate, con il rischio di diffondere versioni obsolete
• Errori manuali nell’inserimento o aggiornamento dei dati, che compromettono la qualità del lavoro
• Ritardi nella condivisione delle informazioni, con impatti negativi sul servizio al cliente
• Perdita di produttività, dovuta al tempo speso nella ricerca e archiviazione dei documenti

Il vero ostacolo alla digitalizzazione? L’archivio PDF

Per molte aziende, la digitalizzazione delle schede tecniche non è più un’opzione ma una necessità.
Eppure, uno degli ostacoli più critici – e spesso sottovalutati – è l’importazione dell’archivio esistente, composto da centinaia o migliaia di PDF .

Trasformare manualmente questo patrimonio documentale in un sistema digitale è un processo lungo, complesso e costoso. Per molte realtà, questo diventa il freno principale all’innovazione, rallentando o addirittura bloccando l’intero progetto di digitalizzazione.

La soluzione: DATASHEETsoft con AI integrata

La risposta a questo problema è AYAMA DATASHEETsoft, il software evoluto per la gestione digitale delle schede tecniche, ora dotato di una nuova funzionalità basata su Intelligenza Artificiale.

Questa innovazione consente di acquisire automaticamente le schede tecniche in PDF, eliminando del tutto la necessità di inserire i dati manualmente e rendendo finalmente possibile una transizione veloce e indolore verso il digitale.

Come funziona?

Grazie all’integrazione di avanzati algoritmi AI, il sistema è in grado di:

• Leggere automaticamente i contenuti delle schede tecniche in formato PDF (previa verifica dei formati supportati)
• Mappare e acquisire i dati in modo strutturato, garantendo chiarezza, accuratezza e coerenza
• Generare nuove schede tecniche digitali, perfettamente integrate nel sistema documentale aziendale

Perché scegliere DATASHEETsoft?

Scegliere DATASHEETsoft significa dotarsi di uno strumento intelligente, flessibile e immediatamente operativo per affrontare uno dei problemi più diffusi in azienda: la gestione caotica e inefficiente delle schede tecniche in PDF.

Grazie all’integrazione con l’Intelligenza Artificiale, DATASHEETsoft trasforma un compito complesso in un processo semplice e automatizzato.

Ecco i vantaggi concreti:

• Niente più errori manuali: 
  L’inserimento dati manuale è uno dei principali responsabili di errori, ritardi e incongruenze nei documenti tecnici. DATASHEETsoft elimina completamente questa fase, sostituendola con un sistema di acquisizione automatica basato su AI, che garantisce coerenza e accuratezza in ogni scheda caricata.

• Importazione rapida di archivi storici PDF: 
  Hai un archivio di migliaia di PDF sparsi in cartelle, server o vecchi gestionali? Nessun problema. La nuova funzione di importazione automatica permette di digitalizzare e strutturare interi archivi in tempi ridotti.

• Compatibile con i tuoi processi esistenti: 
  DATASHEETsoft si integra facilmente con il tuo ecosistema digitale: sistemi ERP, PLM, gestionali documentali e CRM. Nessuna rivoluzione interna, solo un'ottimizzazione intelligente dei processi già in atto. È pensato per adattarsi, non per stravolgere.

• Collaborazione più fluida tra reparti: 
  Le schede tecniche digitalizzate e centralizzate diventano subito disponibili a tutti i reparti, dal commerciale al controllo qualità, dalla produzione all’ufficio tecnico. Questo significa meno richieste via email, meno documenti duplicati, più coordinamento e collaborazione tra i team.

• Maggiore produttività, meno carta: 
  Digitalizzare le schede tecniche con DATASHEETsoft vuol dire eliminare inutili sprechi di tempo e carta. I documenti sono sempre disponibili, aggiornati e consultabili da qualsiasi dispositivo, contribuendo a migliorare l’efficienza operativa e a ridurre l’impatto ambientale.

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