L’importanza della Scheda Tecnica di Prodotto

L’importanza della Scheda Tecnica di Prodotto 

Cos’è, a cosa serve, chi la redige e perché è fondamentale per ogni azienda

In un mercato sempre più regolamentato e attento alla trasparenza, la Scheda Tecnica di Prodotto (STP) si rivela un elemento imprescindibile per qualsiasi impresa che voglia operare in conformità alle normative, tutelare i consumatori e mantenere alta la reputazione aziendale.

Troppo spesso sottovalutata, la scheda tecnica è molto più di un semplice documento: rappresenta la carta d’identità del prodotto, essenziale per la sua tracciabilità, la sicurezza e l’affidabilità percepita.
Vediamo insieme in dettaglio cos’è, quali funzioni svolge, chi la redige e come può essere gestita in modo efficace.

Cos’è una Scheda Tecnica di Prodotto?

La Scheda Tecnica di Prodotto è un documento obbligatorio previsto dalla normativa italiana ed europea per molti settori industriali (alimentare, cosmetico, chimico, meccanico, ecc.).
Fornisce una descrizione dettagliata e ufficiale del prodotto e contiene informazioni chiave quali:

• composizione e ingredienti
• proprietà fisiche o tecniche
• istruzioni d’uso e precauzioni
• condizioni di conservazione
• riferimenti normativi, certificazioni, marcature CE

Ogni prodotto deve poter essere identificato in modo chiaro, tracciato lungo tutta la filiera e valutato dal punto di vista della sicurezza e della conformità.
La scheda tecnica diventa quindi il punto di riferimento principale per chiunque abbia a che fare con quel prodotto: clienti, partner, tecnici, ispettori o autorità competenti.

A cosa serve la Scheda Tecnica di un prodotto?

La funzione principale della scheda tecnica è garantire trasparenza e affidabilità.
Serve a:

• informare il cliente in modo chiaro e completo
• guidare il corretto utilizzo del prodotto
• fornire dati ai tecnici e agli operatori di laboratorio o produzione
• dimostrare la conformità alle normative vigenti
• facilitare i controlli da parte delle autorità
• tutelare legalmente l’azienda in caso di contestazioni

In sintesi, la scheda tecnica permette di prevenire errori, evitare sanzioni e rafforzare la fiducia del mercato, offrendo una documentazione facilmente consultabile e aggiornata.

Chi deve redigere la Scheda Tecnica?

La responsabilità della redazione della scheda tecnica è solitamente in capo al produttore. Tuttavia, nel caso in cui un prodotto venga importato o rimarchiato, anche importatori e rivenditori possono essere tenuti a redigerla o aggiornarla.

In particolare, è tenuto alla redazione chi:

• progetta o fabbrica il prodotto
• lo commercializza con un marchio proprio
• modifica materiali o caratteristiche del prodotto
• introduce il prodotto in un mercato estero

La redazione deve essere curata in modo professionale, coinvolgendo personale tecnico qualificato (es. R&D, controllo qualità, regolatorio) e basandosi su dati attendibili e verificabili.

Quando e come aggiornare la Scheda Tecnica?

La Scheda Tecnica non è un documento statico: deve essere aggiornata ogni volta che intervengono cambiamenti significativi, come ad esempio:

• modifica della composizione o dei materiali
• introduzione di nuovi standard normativi
• aggiornamento delle certificazioni
• variazione delle istruzioni d’uso o delle precauzioni
• revisione del layout o delle informazioni obbligatorie

È buona pratica inserire una data di revisione e una versione del documento, così da evitare l’utilizzo di schede obsolete che potrebbero causare gravi conseguenze.

Cosa succede se una scheda tecnica non è aggiornata?

La mancanza di aggiornamento può comportare:

• errori nell’utilizzo del prodotto, con rischi per la salute o la sicurezza
• ritiri dal mercato o segnalazioni alle autorità
• sanzioni amministrative o penali
• perdita di fiducia da parte dei clienti o partner commerciali
• danni alla reputazione e al brand aziendale

Una gestione documentale efficace è quindi una forma di protezione legale e competitiva.

Chi detiene le informazioni da inserire nella scheda tecnica?

Le informazioni necessarie per compilare correttamente una Scheda Tecnica di Prodotto sono il risultato di un processo multidisciplinare e interfunzionale. I dati provengono da diverse aree aziendali, ciascuna con un ruolo specifico nella creazione e gestione del prodotto.

Principali fonti aziendali dei dati di scheda tecnica:

• Qualità e Controllo Qualità
  Forniscono dati su standard di riferimento, conformità normative (es. ISO, HACCP, GMP), risultati di test di laboratorio, tolleranze tecniche e parametri critici.
• Produzione e Ingegneria di Processo
  Contribuiscono con informazioni su materie prime, cicli produttivi, schede di processo, istruzioni operative, trattamenti termici o chimici, e controllo della tracciabilità.
• Logistica e Supply Chain
  Responsabili delle informazioni relative a confezionamento primario e secondario, modalità di stoccaggio, gestione dei lotti, trasporto, shelf life, gestione della catena del freddo.
• Marketing, Comunicazione e Grafica
  Forniscono dati relativi al packaging design, alle etichette prodotto, ai claim pubblicitari, e agli elementi visivi da integrare nel documento (immagini, codici EAN, QR code).
• Regulatory Affairs (se presente)
  Verifica che i contenuti della scheda siano allineati alla normativa vigente (es. REACH, CLP, Regolamento 1223/2009 per cosmetici, Reg. 1169/2011 per alimenti, ecc.).

Dove risiedono queste informazioni?

I dati utili alla compilazione della scheda tecnica sono spesso distribuiti su più sistemi informativi aziendali, tra cui:

• ERP (Enterprise Resource Planning): per dati di base del prodotto, distinta base, approvvigionamenti, codifica articoli
• LIMS (Laboratory Information Management System): per risultati analitici, specifiche di controllo qualità, certificati
• QMS (Quality Management System): per documenti di gestione qualità, non conformità, audit
• PLM (Product Lifecycle Management): per la gestione tecnica e normativa del ciclo di vita del prodotto

In alcune aziende, possono essere coinvolti anche MES (Manufacturing Execution System) o sistemi custom legati alla produzione e al monitoraggio in tempo reale.

Perché è importante integrare le fonti?

Integrare e centralizzare i dati provenienti da sistemi diversi permette di:

• ridurre errori di compilazione e duplicazioni
• garantire coerenza tra reparti e documenti ufficiali
• semplificare gli aggiornamenti periodici della scheda
• rendere più agile l’audit interno o esterno
• automatizzare la generazione e distribuzione delle schede tecniche in formato PDF o digitale

DATASHEETsoft: la Soluzione per la Gestione delle Schede Tecniche

DATASHEETsoft è il software progettato per semplificare e automatizzare ogni fase della gestione delle schede tecniche di prodotto. Grazie a una piattaforma intuitiva e centralizzata, l’utente può:

• Redigere le schede in modo controllato
• Approvare e revisionare i documenti in modo periodico
• Tenere traccia delle versioni e delle modifiche
• Gestire anche le schede tecniche fornite dai fornitori

Oltre alla creazione e all’aggiornamento dei documenti, DATASHEETsoft consente di:

• Archiviare e catalogare le schede in modo ordinato
• Monitorare lo stato di aggiornamento dei documenti
• Ricevere alert automatici in caso di schede obsolete o mancanti
• Prevenire eventuali non conformità normative o commerciali

Perché digitalizzare la gestione delle Schede Tecniche?

Utilizzare una soluzione come DATASHEETsoft significa garantire qualità, tracciabilità e conformità in ogni fase del ciclo di vita del prodotto, dalla progettazione alla vendita, fino all’assistenza post-vendita. La gestione digitale delle schede tecniche permette di ridurre drasticamente il rischio di errori, duplicazioni o documenti obsoleti che possono compromettere la conformità normativa e la reputazione aziendale.

In un contesto normativo sempre più stringente e con clienti sempre più attenti e informati, la digitalizzazione dei processi documentali diventa un elemento strategico per assicurare continuità operativa, efficienza interna e competitività sul mercato. Automatizzare la gestione delle informazioni tecniche consente alle aziende di risparmiare tempo, migliorare la collaborazione tra reparti (produzione, qualità, acquisti, marketing), e garantire che ogni stakeholder — interno o esterno — abbia sempre accesso a dati aggiornati e coerenti.

Inoltre, l’uso di un sistema come DATASHEETsoft offre una maggiore sicurezza nella conservazione delle informazioni, una riduzione dei costi legati alla gestione manuale e una migliore capacità di risposta in caso di audit, controlli o richieste di clienti e fornitori.

Scegliere la via della digitalizzazione non è più un’opzione facoltativa, ma una necessità per tutte le aziende che vogliono crescere in modo sostenibile, affidabile e conforme alle normative in vigore.

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