L’evoluzione della “cassetta dei suggerimenti”

"Tutte le idee che hanno enormi conseguenze sono sempre idee semplici" (Lev Tolstoj) 

E’ ormai noto che coinvolgere i dipendenti nelle decisioni aziendali favorisce il libero scambio di idee e una maggiore collaborazione, oltre a stimolare l’interesse e la partecipazione del capitale umano. Prodotti e servizi innovativi possono offrire un vantaggio competitivo temporaneo, ma è necessario coinvolgere direttamente il capitale umano per innescare processi di innovazione interna che garantiscano il successo prolungato di un business e di un'azienda.

Sempre più imprese si stanno rendendo conto che tale innovazione deve davvero coinvolgere i dipendenti, affinché si identifichino e colgano le opportunità di sviluppo.

Offrire gli strumenti per sviluppare la creatività, favorire la comunicazione aperta, creare un ambiente lavorativo stimolante, promuovere momenti di dibattiti aperti. Tutti strumenti per coinvolgere e stimolare il capitale umano, promuovendo così l’innovazione.

Questi quattro consigli possano sembrare piuttosto semplici ma la loro attuazione è tutt'altro che banale, soprattutto nelle organizzazioni più grandi e affermate, in cui barriere strutturali e procedure formali possono costituire una vera e propria sfida all’implementazione di un’innovazione promossa in primo luogo dal personale.

In questo caso, per le aziende che desiderino mettere in atto le idee illustrate in precedenza, è fondamentale che vi sia un appoggio completo da parte della direzione dell’organizzazione ed un approccio organizzato alla gestione del processo.

Uno degli aspetti più importanti è proprio stimolare l’innovazione tra i dipendenti offrendo piattaforme in cui possano esprimere le loro idee, come una “cassetta dei suggerimenti” o sondaggi o ancora sistemi ad hoc aziendali di promozione delle idee.

Le persone i si sentiranno maggiormente prese in considerazione e coinvolte nelle scelte aziendali. Per motivare ulteriormente i dipendenti, è opportuno pensare a come valorizzare l’idea vincente, ad esempio con riconoscere un premio di riconoscimento o in denaro.

La Cassetta dei Suggerimenti o Cassetta delle Idee è un ottimo strumento se gestito adeguatamente

I primi sistemi delle cassette dei suggerimenti erano solitamente cassette e spazi dove inserire il proprio foglietto in modo anonimo. Il problema di questi sistemi era la mancanza di gestione dei feedback, nessuna possibilità di interazione tra i produttori, nessuna catalogazione o archiviazione sistematica, etc.

Infatti la raccolta di idee e suggerimenti per il miglioramento dei processi aziendali è un sistema che può portare importanti benefici aziendali a patto che tutte le attività di raccolta, valutazione e attuazione delle proposte sia gestito in modo adeguato ed efficiente.

L’obiettivo quindi è certamente quello di stimolare il personale aziendale non tanto nella raccolta di idee “brillanti” o poco realizzabili bensì nella individuazione di proposte che possono essere trasformate in progetti volti a far conseguire all’azienda efficienza ed economicità o di apportare miglioramenti alla qualità dei prodotti/servizi immessi nel mercato.

Canalizzare in modo proficuo tutte le idee e le valutazioni provenienti dal personale, ossia da coloro i quali ogni giorno sono coinvolti nei diversi processi aziendali, può portare all’individuazioni di soluzioni (spesso ovvie) a problemi noti e latenti e alla identificazione di nuove proposte di business (nuovi prodotti o differenziati modi di utilizzo degli stessi,…) o alla individuazione di servizi accessori che possono migliorare il servizio al cliente.

Inoltre, un tale approccio, può essere visto come un importante sistema per motivare i dipendenti e incoraggiare quei fenomeni di l'imprenditorialità interna che consentono di trattenere in azienda le risorse migliori e più motivate.

E' fondamentale assicurare il ritorno rispetto ai suggerimenti

Un sistema atto a generare un numero consistente di suggerimenti rischia di bloccare il sistema stesso.

Pensiamo ad un insieme di dipendenti e collaboratori relativamente estesa. In questo caso un sistema mal progetto può facilmente saturare la funzione deputata alla valutazione dei suggerimenti (solitamente HR, EHS o Continuous Improvement) e, soprattutto, la capacità della struttura di gestire i conseguenti piani di implementazione.

Un sistema mal progettato porta ad avere il seguente ciclo di morte di un suggerimento/idea:

lancio del processo - ricezione dei primi suggerimenti - prime azioni implementate - crescita esponenziale dei suggerimenti - saturazione del sistema - conseguente decrescita del rapporto azioni implementate/azioni proposte - demotivazione tra il personale - azzeramento delle proposte - “progetto abbandonato”.

E' fondamentale quindi un supporto tecnologico per una gestione completa dell'intero ciclo di vita del suggerimento/idea che lo porti a configurarsi nel seguente modo:

1) lancio del processo
2) ricezione dei primi suggerimenti
3) prime azioni implementate
4) crescita esponenziale dei suggerimenti
5) gestione pianificata ed organizzata dei suggerimenti tramite sistemi informatici preposti e adeguatamente configurati per evitare la saturazione del sistema
6) attuazione di un loop positivo di motivazione dei dipendenti con azioni concrete di gestione e comunicazione del feedback sulle azioni proposte e sulle azioni implementate
7) miglioramento continuo con conseguente re-inizio dal punto 1)

Ovvio affermare che la raccolta dei suggerimenti se opportunamente supportata da processi di comunicazione e di condivisione delle idee, possono essere importanti motori che affiancati ai processi di Ricerca & Sviluppo interno possono consentire alle aziende di rimanere nel mercato e raggiungere buone performance.

Con questa filosofia, ad inizio 2019 VIDA ha inserito nella propria piattaforma software AYAMA le funzioni che consentono di gestire il gestire il ciclo di vita dei suggerimenti in ottica di analisi costi/benefici.

I suggerimenti raccolti sono valutabili in base ai risultati attesti, ai destinatari del miglioramento (beneficiari) e alla stima dei costi per la fattibilità del suggerimento.

I suggerimenti valutati positivamente potranno essere poi gestiti come piani di miglioramento con logiche PCDA o con l’apertura di una o più azione correttiva.

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