Quando i Controlli di Qualità non vengono eseguiti: un rischio da gestire proattivamente

Il problema: un piano di controllo ben strutturato... ma inapplicato

La mancata esecuzione delle verifiche previste mette a rischio l’intero sistema di gestione della qualità, generando:

• Dati incompleti
• Perdita di tracciabilità
• Inefficienze operative
• Non conformità agli standard normativi (ISO, GMP, FDA) o ai requisiti interni

Durante audit e ispezioni, l'assenza di prove documentate delle attività previste ma non svolte rappresenta una non conformità grave.

Inoltre, senza uno storico affidabile o KPI sulla qualità, la direzione non ha visibilità sui controlli saltati, rendendo difficile l’analisi delle performance e la prevenzione dei problemi.

Perché le verifiche non vengono svolte? Cause comuni e impatti sulla qualità

Nel contesto operativo quotidiano, anche le aziende più strutturate possono incontrare ostacoli pratici che impediscono l’esecuzione puntuale dei controlli previsti dal piano di controllo qualità. Queste interruzioni, se non rilevate e gestite correttamente, possono compromettere seriamente la conformità del prodotto, la tracciabilità dei processi e la reputazione aziendale.

Ecco le principali cause:

1. Accesso impossibile ai campioni

Problemi tecnici, ritardi nella produzione, guasti agli impianti o una gestione logistica inefficace possono impedire ai tecnici del controllo qualità di accedere ai campioni nei tempi stabiliti. In assenza di una corretta pianificazione tra produzione e laboratorio, i controlli vengono posticipati o, peggio, ignorati.

 2. Campioni non conformi, incompleti o danneggiati

Può accadere che il materiale da analizzare sia inadeguato per lo svolgimento delle verifiche: ad esempio campioni rovinati durante il prelievo, non rappresentativi del lotto o raccolti fuori tempo. In questi casi, l’attività si blocca e spesso non viene registrata né giustificata, generando buchi nel sistema di qualità.

3. Mancanza di personale qualificato

La scarsa disponibilità di risorse umane formate e autorizzate a eseguire i controlli è un fattore critico. Ferie, assenze non programmate o semplice sovraccarico operativo possono impedire l’esecuzione dei test, con conseguente rallentamento o abbandono dell’attività.

4. Errori di coordinamento tra reparti

Quando il flusso di informazioni tra reparti (es. produzione, qualità, logistica) non è fluido o digitale, è facile incorrere in disallineamenti operativi: i controlli possono essere programmati su lotti non ancora disponibili o su prodotti già movimentati, rendendo impossibile il campionamento nei tempi richiesti.

5. Ritardi imprevisti nei processi produttivi

Anche un ritardo nella produzione può determinare la non esecuzione di controlli temporizzati, ovvero quelli che devono essere svolti entro un intervallo preciso. Senza sistemi di monitoraggio automatico, queste anomalie spesso passano inosservate.

Tutti questi fattori contribuiscono a generare discontinuità nell’applicazione del piano di controllo, compromettendo il monitoraggio della qualità, la valutazione dei fornitori e la compliance normativa. L’assenza di una tracciabilità chiara delle verifiche non svolte rende difficile anche intraprendere azioni correttive efficaci, esponendo l’azienda a rischi evitabili. 

La soluzione: monitorare le attività non eseguite con AYAMA

Il software AYAMA per il controllo qualità fornisce una risposta concreta a uno dei problemi più diffusi ma spesso sottovalutati: le attività di controllo pianificate ma non eseguite. Grazie a un sistema digitale strutturato, AYAMA trasforma questa criticità in un’occasione per migliorare i processi, ridurre i rischi e rafforzare la compliance.

Funzionalità principali

AYAMA consente di:

• Registrare ogni controllo non effettuato, documentando con precisione la causa della mancata esecuzione (es. assenza campione, mancanza personale, problemi tecnici)
• Monitorare il tasso di esecuzione delle attività previste dal piano di controllo qualità
• Analizzare le cause ricorrenti di mancata verifica per identificare i principali colli di bottiglia operativi
• Avviare direttamente azioni correttive, con tracciamento degli esiti e stato di avanzamen

Vantaggi concreti per qualità e conformità

Adottando le funzionalità di AYAMA, l’azienda ottiene benefici misurabili:

• Aumento della trasparenza su criticità operative e punti deboli del processo
• Migliore capacità di audit interno e più dati tracciabili per le verifiche ispettive
• Riduzione dei rischi legati a controlli mancati, grazie a una visione puntuale e aggiornata
• Dati oggettivi per attivare azioni correttive mirate, non solo reattive ma strategiche
• Responsabilizzazione del personale operativo, che deve motivare ogni attività non svolta

AYAMA non si limita a registrare un’anomalia: la gestisce, la analizza e ne favorisce la risoluzione, integrandosi perfettamente in un sistema qualità moderno e orientato al miglioramento continuo.

SOLUZIONI SOFTWARE AYAMA COLLEGATE:

Laboratorio di Controllo Qualità