Azioni Correttive e Preventive: cosa sono e come si tracciano

Nei precedenti articoli abbiamo visto come nasce una non conformità e quali impatti può avere sui processi aziendali; in questo capitolo approfondiamo invece il tema delle azioni correttive e preventive. 

Gestire una non conformità non significa solo risolvere un problema già emerso, ma soprattutto prevenire che si ripeta o che possa verificarsi in futuro. 
Le azioni correttive e preventive sono strumenti fondamentali per le aziende e per chiunque voglia garantire processi stabili, sicuri ed efficienti.

Ma cosa si intende esattamente per azioni correttive e preventive? Quando si devono attivare? Come si gestiscono in modo efficace in azienda, e qual è il ruolo della digitalizzazione in questo processo?

Cosa sono le azioni correttive secondo la ISO 9001

Secondo la norma ISO 9001:2015, un’azione correttiva è un’attività mirata a eliminare la causa di una non conformità rilevata, così da evitare che si ripresenti. Non si tratta di un intervento superficiale sul problema, ma di un approccio strutturato che va a rimuovere le cause profonde.

Esempio pratico
Un cliente segnala un malfunzionamento su un lotto di prodotti. L’indagine interna rivela che il difetto è dovuto all’usura di un componente meccanico utilizzato in fase di produzione, la cui sostituzione non era prevista nel piano di manutenzione ordinaria.

Per risolvere la non conformità, l’azienda interviene immediatamente sostituendo il componente difettoso e verificando l’integrità delle apparecchiature coinvolte. Successivamente, aggiorna il piano di manutenzione preventiva, introducendo controlli periodici più frequenti e tracciabili, oltre a una formazione specifica per il personale tecnico.

Grazie a questa azione correttiva, il problema viene eliminato alla radice, migliorando la sicurezza del processo produttivo e riducendo la probabilità che situazioni analoghe si ripresentino in futuro.

Cosa sono le azioni preventive

Le azioni preventive hanno invece un approccio opposto: servono a intercettare potenziali non conformità o situazioni a rischio prima che si verifichino. Sono quindi strumenti proattivi che rafforzano i processi e riducono i rischi futuri.

Esempio pratico

Durante un audit interno si conta che i controlli qualità vengono eseguiti manualmente e sono soggetti a errore umano. L’azienda decide di introdurre un sistema automatico di verifica, prevenendo possibili difetti.

Azioni correttive e preventive: le differenze

Sebbene spesso confuse, le due tipologie si distinguono nettamente:

Entrambe, però, hanno un obiettivo comune: il miglioramento continuo. 

Quando vengono attivate:

Le azioni correttive si attivano generalmente in seguito a:

• Reclami dei clienti
• Esiti negativi di audit interni o esterni 
• Segnalazioni di non conformità dal personale
• Incidenti, anomalie o errori documentati

Le azioni preventive, invece, possono derivare da:

• Analisi dei rischi
• Trend ricorrenti nei KPI di processo
• Osservazioni durante audit e controlli
• Analisi predittive o simulazioni

Come gestire le azioni correttive e preventive in azienda 

Per essere davvero efficaci, le azioni correttive e preventive devono seguire un processo strutturato:

1. Raccolta e valutazione dell’evento o del rischio
2. Analisi delle cause (root cause analysis)
3. Pianificazione delle azioni da intraprendere
4. Attuazione del piano con responsabilità e scadenze definite
5. Verifica dell’efficacia e registrazione dei risultati

Analisi delle cause: gli strumenti usati 

Individuare le cause alla radice è il passaggio più delicato, perché consente di evitare soluzioni temporanee e garantire un miglioramento reale.
Per farlo, le aziende si affidano a metodologie strutturate che aiutano a risalire al problema originario e a documentare l’analisi in modo chiaro. 

Tra le più diffuse troviamo:

• 5 Why: tecnica basata sul chiedere "Perché?" cinque volte per risalire al problema originario.
• Diagramma di Ishikawa (a lisca di pesce): utile per visualizzare tutte le possibili cause suddivise per categorie (persone, macchine, metodi, materiali, ambiente e misurazioni). 
• FMEA (Failure Mode and Effects Analysis): approccio preventivo che valuta le possibili modalità di guasto e i relativi effetti.

Piano d’azione e verifica

Un piano d’azione efficace deve:

• Essere chiaro: definire cosa fare e come farlo.
• Avere un responsabile: ogni attività deve avere un referente preciso.
• Essere misurabile: includere indicatori che permettano di valutare l’efficacia.
• Essere tempificato: prevedere scadenze e risorse dedicate.

Dopo l’attuazione:

• Verifica i risultati per capire se l’azione ha eliminato il problema o ridotto il rischio.
• Se l’obiettivo non è raggiunto, rivedi l’analisi e riattiva il ciclo di miglioramento.

Il ruolo del software nella gestione delle azioni correttive e preventive

L’impiego di un software dedicato consente di trasformare un’attività complessa in un processo fluido e sotto controllo. 

I vantaggi sono molteplici:

• Registrazione immediata e centralizzata delle non conformità
• Workflow automatizzati per assegnazioni, notifiche e follow-up
• Dashboard KPI per il controllo delle performance
• Archiviazione sicura e conforme agli standard
• Integrazione con altri moduli (audit, reclami, gestione documentale, ecc.)

Il Software Ayama Reclami e Non Conformità

Il modulo AYAMA Reclami e Non Conformità è stato progettato per gestire con semplicità e precisione l’intero ciclo delle azioni correttive e preventive.
Grazie alla digitalizzazione del flusso, le aziende possono:

• Tracciare con precisione ogni fase 
• Automatizzare notifiche, scadenze e controlli
• Generare report intuitivi e personalizzabili
• Avere una maggiore rapidità nella gestione dei reclami e nella chiusura delle NC

SE HAI LETTO QUESTO ARTICOLO, POTREBBERO INTERESSARTI ANCHE QUESTE NOTIZIE

Come nasce una non conformità? Dall’errore al miglioramento

Reclami: cosa sono e come gestirli

AYAMA Reclami e Non Conformità - La soluzione personalizzata per la tua azienda