Come nasce una non conformità? Dall’errore al miglioramento

Come affrontare una non conformità

Una non conformità si verifica quando un prodotto, un servizio o un processo non rispetta un requisito stabilito. Può trattarsi di una norma tecnica, una procedura interna, una specifica del cliente o uno standard di qualità.

Riconoscerla e gestirla correttamente è essenziale per contenere i danni, correggere le cause e attivare un processo di miglioramento continuo.

Cos’è una non conformità e perché è importante riconoscerla

La norma UNI EN ISO 9000:2015 definisce la non conformità come il mancato rispetto di un requisito. In pratica, è un errore che può riguardare un prodotto, un’attività o una procedura che non rispetta quanto previsto.

In altre parole, si parla di non conformità ogni volta che qualcosa non viene fatto nel modo corretto o previsto.

I casi più comuni includono: 

• errori operativi, come una lavorazione svolta in modo scorretto o una mancata verifica;
• difetti nei materiali o nei processi che compromettono la qualità del prodotto;
• procedure non seguite, per disattenzione, urgenza o mancanza di formazione.

Come viene individuata?

In molti casi succede che le non conformità non si manifestino subito. Spesso, infatti, ci si accorge del problema in momenti di controllo o a seguito di un reclamo.

I canali principali attraverso cui vengono individuate sono: 

• Controlli interni, svolti dal personale operativo o dal reparto qualità durante l’attività quotidiana.
• Audit o ispezioni, condotti internamente o da enti esterni per verificare la conformità a norme e standard
• Segnalazioni dei clienti, che attraverso reclami evidenziano problemi legati al prodotto o servizio ricevuto.

Cosa fare quando si verifica una non conformità?

Una volta rilevata una non conformità, deve essere gestita in modo efficace.
È fondamentale attivare un processo di gestione chiaro, strutturato e condiviso, che permetta non solo di contenere l’anomalia, ma anche di comprenderne le cause e prevenire la ricorrenza.

Il primo passo: la registrazione

Ogni anomalia deve essere documentata in modo preciso identificando cosa è successo, dove, quando, i soggetti coinvolti e le possibili conseguenze.
Queste informazioni vengono raccolte in un registro delle non conformità, oppure, nel caso di eventi legati ai fornitori, tramite un modulo di non conformità specifico.

Secondo passo: la valutazione

Non tutte le conformità hanno lo stesso peso: alcune possono essere gestite localmente, altre richiedono un’azione immediata e coordinata.

Una buona classificazione aiuta a stabilire priorità e a definire se si tratta di un’anomalia: 

• lieve, senza impatto diretto sul cliente o sul processo;
• grave, con potenziale danno per qualità, costi o tempi;
• critica, con implicazioni su sicurezza, conformità normativa o continuità operativa.

Terzo passo: le azioni immediate

È fondamentale intervenire subito per contenere gli effetti della non conformità. Le azioni immediate possono includere:

• Segregazione del prodotto non conforme
• Notifica ai responsabili interni
• Blocco di lotti o processi
• Comunicazione tempestiva al cliente (se necessario)

L’obiettivo è prevenire danni maggiori e mantenere il controllo sulla situazione.

Quarto passo: l’analisi delle cause

Identificare la causa radice è essenziale per evitare il ripetersi del problema. Per farlo, si possono utilizzare diversi strumenti di analisi:

• Diagramma di Ishikawa (a lisca di pesce )  
• Metodo dei 5 perché 
• Medodo A3

L'obiettivo è arrivare alla causa radice, non fermarsi al sintomo.

Quinto passo: l’analisi di ricorrenza

Verificare se la non conformità si è già verificata in passato è un passaggio cruciale. Questo consente di:

• Individuare tendenze o problemi sistemici
• Valutare il rischio di ripetizione
• Migliorare i sistemi di prevenzione

Un’analisi storica accurata aiuta a rafforzare il sistema qualità nel lungo periodo.

Sesto passo: la scelta dei ruoli aziendali

A questo punto è necessario coinvolgere i ruoli aziendali adeguati. In base al contesto, potrebbero essere chiamati in causa la produzione, la logistica, il reparto qualità, gli acquisti o la direzione.
La gestione delle non conformità dipende dalla sua tipologia, ma l’obiettivo resta sempre lo stesso: individuare la causa, limitare il danno e avviare una soluzione efficace. 

Azioni correttive da seguire

Dopo aver individuato una non conformità, è essenziale intervenire in modo mirato per eliminarne le cause e prevenire che si ripresenti.

Le azioni correttive servono proprio a questo: trasformare l’errore in un’occasione di miglioramento concreto.

Per essere davvero efficaci, queste azioni devono essere inserite in un piano d’azione chiaro, con responsabilità definite, scadenze precise e modalità di verifica.

Solo così è possibile monitorare i progressi e assicurarsi che il problema sia stato davvero risolto.

Miglioramento continuo

Gestire una non conformità non serve solo a risolvere un errore, ma a migliorare i processi nel tempo.
Attraverso l’analisi dei dati, il monitoraggio di KPI e la raccolta di report periodici, è possibile individuare aree critiche e rafforzare il sistema qualità.

Uno strumento molto efficace per analizzare le cause principali delle non conformità è l’analisi di Pareto, che consente di concentrarsi sulle problematiche più impattanti.

Per rendere questo processo ancora più efficace e sostenibile nel tempo, molte aziende scelgono strumenti digitali che aiutino a gestire in modo strutturato ogni fase. Uno di questi è AYAMA.

AYAMA: il software per gestire le non conformità

AYAMA è una soluzione digitale che supporta l’intero ciclo di gestione delle non conformità, dalla segnalazione iniziale alla chiusura dell’azione correttiva.

Permette di:

• registrare rapidamente ogni evento con dati completi attivando workflow personalizzati per tipologia di non conformità;
• pianificare e assegnare azioni con responsabilità e scadenze definite;
• monitorare lo stato di avanzamento con dashboard e notifiche;
• segnalare ritardi nella gestione delle fasi assegnate, per garantire reattività e controllo;
• generare report dettagliati per audit e analisi interne;
• garantire la tracciabilità di ogni passaggio.

Con AYAMA, la gestione delle non conformità smette di essere una reazione all’errore e diventa un processo di miglioramento continuo, concreto e sostenibile.

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