Documenti fornitori sotto controllo: il software per automatizzare scadenze e verifiche

06/05/2024

Documenti fornitori sotto controllo: il software per automatizzare scadenze e verifiche

La gestione manuale delle scadenze dei documenti fornitori è un’attività complessa, soggetta a ritardi, errori e mancanza di tracciabilità. Questa situazione comporta rischi operativi e di non conformità, in particolare rispetto ai requisiti delle norme ISO – in primis la ISO 9001:2015 (capitolo 7.5) – e agli standard di settore che richiedono un monitoraggio continuo delle informazioni documentate, comprese quelle provenienti da soggetti esterni.

Quali documenti richiedere ai fornitori e con quale frequenza?

Per garantire trasparenza, affidabilità e conformità, la documentazione del fornitore da richiedere e mantenere aggiornata può essere suddivisa in due macro-categorie:

🔹 Documenti dell’organizzazione

Certificazioni aziendali (es. ISO 9001, ISO 14001, SA8000)
DURC e altri documenti fiscali/previdenziali
Visura camerale aggiornata
Polizze assicurative
Autocertificazioni e dichiarazioni di regolarità

🔹 Documenti legati al prodotto o servizio fornito

Dichiarazioni di conformità
Schede tecniche e schede di sicurezza (SDS)
Certificati di collaudo e di origine
Report di prova e documenti di qualità

È responsabilità del fornitore inviare in modo tempestivo la documentazione aggiornata ogni volta che intervengono variazioni rilevanti nei contenuti. Tuttavia, è compito del reparto qualità richiedere e monitorare costantemente la disponibilità e validità dei documenti, per evitare criticità operative e non conformità in fase di audit.

Inoltre, alcuni standard normativi o volontari (come quelli previsti dalle certificazioni ISO o da specifici regolamenti di settore) impongono che la documentazione fornita dai fornitori sia verificata periodicamente, con una validità che può arrivare fino a 36 mesi, a seconda del tipo di documento e del contesto regolatorio.

Gestione efficace della documentazione: cosa serve davvero?

Una gestione efficace della documentazione fornitori non si limita alla semplice archiviazione dei file: richiede un sistema strutturato, monitorato e proattivo, capace di garantire continuità operativa, qualità e conformità nel tempo.

Per raggiungere questi obiettivi, è fondamentale che ogni documento fornito sia:

Monitorato: ogni file deve essere associato a una data di scadenza o revisione. È indispensabile attivare sistemi di alert o notifiche per ricordare in anticipo la necessità di aggiornamento, evitando che documenti scaduti restino in circolazione.
Archiviato digitalmente in modo strutturato: l’archiviazione deve seguire criteri precisi (per fornitore, articolo, tipo documento, data, versione, ecc.) e garantire l’accesso rapido alle informazioni. Questo permette di ridurre i tempi di ricerca e migliorare la collaborazione tra uffici.
Verificato e validato: ogni documento deve essere controllato da personale tecnico o qualificato per verificarne la correttezza formale e sostanziale. La validazione è particolarmente importante per le schede tecniche, le certificazioni e le dichiarazioni di conformità, che impattano direttamente sulla qualità del prodotto o servizio acquistato.
Tracciato nel suo ciclo di vita: è importante poter visualizzare lo storico di ogni documento — chi lo ha caricato, chi lo ha approvato, quando è stato modificato e in quale versione. La tracciabilità è essenziale per rispondere efficacemente a audit, reclami o contenziosi.

Accessibile e condivisibile: i documenti devono essere facilmente consultabili da tutte le funzioni aziendali coinvolte (acquisti, qualità, sicurezza, tecnico, legale), senza rischio di duplicazioni o confusione sulle versioni

Implementare questi principi significa trasformare la gestione documentale in un vero e proprio processo di controllo strategico, capace di migliorare la relazione con i fornitori, aumentare l'efficienza interna e ridurre i rischi di non conformità.

Che cos’è un software per la gestione della documentazione dei fornitori?

Un software gestione documentazione dei fornitori è uno strumento digitale progettato per supportare le aziende nel controllo centralizzato di tutti i documenti richiesti ai propri fornitori. Dalla richiesta iniziale alla scadenza, passando per la verifica e l’archiviazione, ogni fase è monitorata in modo automatico e strutturato.

Con questo tipo di soluzione è possibile:

Evitare perdite di tempo nella ricerca manuale dei documenti
Assicurarsi che ogni fornitore sia in regola con le certificazioni richieste
Ottenere report sempre aggiornati sulla situazione documentale
Rispettare gli standard di qualità, sicurezza e sostenibilità

AYAMA: il software per la gestione della documentazione dei fornitori

AYAMA è il software di gestione dei documenti del fornitore pensato per aziende che vogliono migliorare il rapporto con i propri fornitori e garantire l’allineamento continuo con i requisiti di qualità. Centralizza la documentazione, automatizza i controlli e facilita lo scambio di informazioni grazie a un portale collaborativo e intuitivo.

Le sue principali funzionalità includono:

Gestione documenti per fornitore e articolo
Ogni documento può essere collegato a una specifica categoria merceologica o a un articolo fornito, garantendo una configurazione personalizzata.
Calendario scadenze sempre aggiornato
Un sistema di alert automatici avvisa in anticipo in caso di scadenze imminenti, evitando blocchi operativi.
Notifiche e solleciti automatici
Il sistema invia email e notifiche personalizzate a fornitori e responsabili interni quando mancano documenti o si avvicinano le scadenze.
Portale fornitori integrabile
I fornitori possono accedere a un’area dedicata per caricare direttamente i documenti, compilare moduli e tenere traccia delle loro attività.
Verifica tecnica e approvazione documenti
Ogni documento può essere sottoposto a controllo da parte dei responsabili tecnici prima dell’archiviazione definitiva.
Archiviazione digitale strutturata
I documenti approvati vengono organizzati per codice articolo, tipo documento e fornitore, con tracciabilità completa delle versioni.

AYAMA|Portale: il modulo che potenzia la digitalizzazione della documentazione fornitori

AYAMA|Portale è un’estensione della piattaforma per la gestione della documentazione del fornitore che consente di ottimizzare ulteriormente i processi digitali. Grazie a questo modulo, la comunicazione con i fornitori diventa strutturata, fluida e completamente digitale. L’intero flusso documentale si svolge in un unico punto di accesso — sicuro, condiviso e sempre aggiornato — favorendo tracciabilità, efficienza e collaborazione in tempo reale

Cosa possono fare i fornitori:

Visualizzare le richieste attive
Caricare i documenti richiesti
Compilare moduli direttamente nel portale
Controllare lo stato di approvazione
Usufruire della cronologia delle attività e dei messaggi

Automazioni per l’azienda:

Invio automatico di notifiche
Solleciti programmati
Archiviazione ordinata e conforme alla normativa

I vantaggi per la tua azienda

Adottare un software gestione documentazione dei fornitori come AYAMA significa:

Più efficienza: automatizzazione delle attività ripetitive, meno email e meno controlli manuali.
Conformità assicurata: gestione versioni, tracciabilità approvazioni e archiviazione a norma.
Supply chain solida: processi snelli, prevenzione ritardi, miglior compliance contrattuale e certificativa.

I vantaggi per i fornitori

Anche i fornitori beneficiano dell’uso del portale AYAMA: