Software per la gestione della documentazione dei fornitori: la soluzione per digitalizzare, automatizzare e controllare.

La gestione manuale delle scadenze dei documenti fornitori è un’attività complessa, soggetta a ritardi, errori e mancanza di tracciabilità. Questo comporta rischi operativi e di non conformità, soprattutto in riferimento ai requisiti delle norme ISO, in particolare la ISO 9001:2015 (cap. 7.5) e degli standard di settore che richiedono il monitoraggio costante delle informazioni documentate, comprese quelle fornite da soggetti esterni.

In un contesto in cui le aziende sono sempre più orientate alla qualità, alla tracciabilità e alla conformità normativa, la gestione documentale dei fornitori non può più essere lasciata a fogli Excel, email e processi manuali. I rischi sono alti: documenti mancanti o scaduti, errori nelle versioni, solleciti dimenticati, non conformità durante gli audit.

Adottare un software gestione documentazione dei fornitori consente di digitalizzare completamente il processo, automatizzare le scadenze e ottenere pieno controllo su tutte le fasi di raccolta, verifica, approvazione e archiviazione dei documenti provenienti da soggetti esterni.

Che cos’è un software per la gestione della documentazione dei fornitori?

Un software gestione documentazione dei fornitori è uno strumento digitale progettato per supportare le aziende nel controllo centralizzato di tutti i documenti richiesti ai propri fornitori. Dalla richiesta iniziale alla scadenza, passando per la verifica e l’archiviazione, ogni fase è monitorata in modo automatico e strutturato.

Con questo tipo di soluzione è possibile:

• Evitare perdite di tempo nella ricerca manuale dei documenti
• Assicurarsi che ogni fornitore sia in regola con le certificazioni richieste
• Ottenere report sempre aggiornati sulla situazione documentale
• Rispettare gli standard di qualità, sicurezza e sostenibilità

AYAMA: il software completo per la gestione della documentazione del fornitore

AYAMA è il software di gestione dei documenti del fornitore pensato per aziende che vogliono migliorare il rapporto con i propri fornitori e garantire l’allineamento continuo con i requisiti di qualità. Centralizza la documentazione, automatizza i controlli e facilita lo scambio di informazioni grazie a un portale collaborativo e intuitivo.

Le sue principali funzionalità includono:

• Gestione documenti per fornitore e articolo
  Ogni documento può essere collegato a una specifica categoria merceologica o a un articolo fornito, garantendo una configurazione personalizzata.
• Calendario scadenze sempre aggiornato
  Un sistema di alert automatici avvisa in anticipo in caso di scadenze imminenti, evitando blocchi operativi.
• Notifiche e solleciti automatici
  Il sistema invia email e notifiche personalizzate a fornitori e responsabili interni quando mancano documenti o si avvicinano le scadenze.
• Portale fornitori integrabile
  I fornitori possono accedere a un’area dedicata per caricare direttamente i documenti, compilare moduli e tenere traccia delle loro attività.
• Verifica tecnica e approvazione documenti
  Ogni documento può essere sottoposto a controllo da parte dei responsabili tecnici prima dell’archiviazione definitiva.
• Archiviazione digitale strutturata
  I documenti approvati vengono organizzati per codice articolo, tipo documento e fornitore, con tracciabilità completa delle versioni.

AYAMA|Portale: il modulo che potenzia la digitalizzazione della documentazione fornitori

AYAMA|Portale è un’estensione della piattaforma  per la gestione della documentazione del fornitore che consente di ottimizzare ulteriormente i processi digitali. Grazie a questo modulo, la comunicazione con i fornitori diventa strutturata, fluida e completamente digitale. L’intero flusso documentale si svolge in un unico punto di accesso — sicuro, condiviso e sempre aggiornato — favorendo tracciabilità, efficienza e collaborazione in tempo reale

Cosa possono fare i fornitori:

• Visualizzare le richieste attive
• Caricare i documenti richiesti
• Compilare moduli direttamente nel portale
• Controllare lo stato di approvazione
• Usufruire della cronologia delle attività e dei messaggi

Automazioni per l’azienda:

• Invio automatico di notifiche
• Solleciti programmati
• Archiviazione ordinata e conforme alla normativa

I vantaggi per la tua azienda

Adottare un software gestione documentazione dei fornitori come AYAMA significa:

• Più efficienza: automatizzazione delle attività ripetitive, meno email e meno controlli manuali.
• Conformità assicurata: gestione versioni, tracciabilità approvazioni e archiviazione a norma.
• Supply chain solida: processi snelli, prevenzione ritardi, miglior compliance contrattuale e certificativa.

I vantaggi per i fornitori

Anche i fornitori beneficiano dell’uso del portale AYAMA:

• Accesso da browser, senza installazioni
• Notifiche su attività e scadenze
• Caricamento documenti semplificato
• Stato pratiche sempre aggiornato
• Storico dei documenti e dei messaggi

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