Gestione della documentazione fornitori: requisito strategico per qualità e conformità

Una gestione corretta, strutturata e tracciabile della documentazione dei fornitori è un elemento fondamentale per garantire sicurezza del prodotto, conformità normativa e trasparenza lungo l’intera filiera food & beverage.

Ogni fase, dalla raccolta iniziale all’approvazione formale, deve rispettare gli standard internazionali (ISO 22000, BRCGS, IFS), oltre alle normative nazionali ed europee in materia di qualità, sicurezza alimentare e materiali a contatto (MOCA).

Una gestione documentale non strutturata espone l’azienda a rischi significativi: audit non superati, richiami di prodotto, ritardi nei processi di qualifica e mancanza di controllo sulla supply chain.

5 Fasi chiave per una gestione documentale fornitori realmente efficace

Per eliminare errori, ritardi e rischi di non conformità, il processo documentale deve essere organizzato in fasi chiare e ripetibili.

1. Individuazione della documentazione obbligatoria

La prima attività è definire quali documenti ogni fornitore deve presentare, sulla base della tipologia di fornitura (materie prime, packaging MOCA, ingredienti, servizi tecnici, ecc..)

Questa fase è essenziale per: 

• Qualifica fornitore: garantire che ogni partner rispetti i requisiti richiesti 
• Velocità di ingresso: accelerare l’onboarding di nuovi fornitori e nuovi prodotti 

Esempi di documentazione richiesta: 

• Certificazioni di qualità e sicurezza: ISO, IFS, BRCGS, HACCP.
• Dichiarazioni di conformità: MOCA, allergeni, OGM, origine.
• Documenti tecnici: schede tecniche, SDS, specifiche di prodotto.
• Documenti di controllo: CoA, tracciabilità, report di audit.

2. Raccolta strutturata e centralizzata dei documenti

La raccolta documentale deve avvenire in modo semplice, tracciabile e senza ricorrere a email, cartelle condivise o scambi informali. 

I principali vantaggi:

• processo di raccolta ordinato e standardizzato
• riduzione del tempo dedicato ai solleciti
• possibilità per Acquisti e Qualità di concentrarsi sulle verifiche

3. Approvazione e verifica documentale avanzata

Ogni documento raccolto deve essere verificato tramite un workflow dedicato.

Il processo prevede: 

• controlli automatici su validità, completezza e data di scadenza
• verifica della coerenza con le specifiche di prodotto
• archiviazione sicura con aggiornamento automatico dello scadenziario

4. Distribuzione e accesso controllato (Need-to-Know)

La documentazione approvata deve essere immediatamente disponibile ai reparti aziendali, ma con accesso controllato.

• Role-Based Access (RBAC): accesso ai documenti in base al ruolo
• Versioning automatico: utilizzo sempre della versione aggiornata  

5. Gestione scadenze e aggiornamento continuo

Il mantenimento della conformità è un processo continuo che richiede il monitoraggio costante delle scadenze documentali.

• Monitoraggio Proattivo: È fondamentale programmare richieste periodiche automatiche ai fornitori e ricevere notifiche preventive in caso di certificazioni o dichiarazioni in scadenza.
• Audit-Ready: Questo processo garantisce che la documentazione sia sempre aggiornata, valida e immediatamente disponibile per eventuali audit esterni (BRCGS, IFS, ISO) o ispezioni ufficiali.

Documenti dei fornitori sempre aggiornati: criticità, rischi e automazione del processo

Proporre, raccogliere, controllare, approvare, richiedere e sollecitare: sono attività quotidiane, ripetitive e spesso molto onerose per chi si occupa della gestione documentale dei fornitori.

Sono però operazioni indispensabili per evitare non conformità interne ed esterne, oltre che rischi significativi legati ai prodotti, come allergeni non dichiarati, errori di conformità MOCA o documenti tecnici obsoleti. 

Il vero problema nasce quando:

• la raccolta avviene tramite email e cartelle non strutturate
• i documenti scadono e nessuno se ne accorge
• i solleciti assorbono tempo
• più reparti non hanno visibilità sullo status aggiornato
• i fornitori tardano a collaborare

Per questo serve un processo strutturato, che permetta di:

• sapere sempre quali documenti servono e per quali fornitori
• tracciare scadenze e validità
• automatizzare richieste e follow-up
• avere una visione chiara e immediata dell’intera situazione documentale

Questa è la base operativa su cui poggia la gestione digitale della qualifica dei fornitori.

AYAMA: la piattaforma digitale che centralizza gestione documenti, qualifica e comunicazione fornitori

AYAMA centralizza e automatizza l’intero ciclo dei documenti fornitori, offrendo un unico ambiente digitale che garantisce:

• gestione documentale strutturata
• massima tracciabilità
• notifiche automatiche su scadenze
• coordinamento tra Qualità, Acquisti e R&D
• riduzione drastica dei tempi operativi

Modulo AYAMA Qualifica Fornitore

Il modulo permette di:

• standardizzare la documentazione richiesta per fornitore e prodotto
• eliminare email e file sparsi grazie a una raccolta centralizzata
• velocizzare l’approvazione tramite workflow digitali
• avere sempre disponibile l’ultima versione approvata dei documenti
•  prepararsi agli audit con uno scadenzario sempre aggiornato

AYAMA Qualifica Fornitori

Portale Fornitori AYAMA

Il Portale Fornitori semplifica la collaborazione e riduce i tempi di gestione, permettendo ai fornitori di:

• caricare in autonomia la documentazione richiesta
• ricevere notifiche automatiche su scadenze
• visualizzare richieste e stato documentale in tempo reale

Il risultato è una filiera trasparente, aggiornata e sempre verificabile, con i dati necessari disponibili anche per audit, revisioni o valutazioni. 

AYAMA Portale Fornitori

SE HAI LETTO QUESTO ARTICOLO, POTREBBERO INTERESSARTI ANCHE QUESTE NOTIZIE

I criteri di valutazione dei fornitori: come migliorare la catena di approvvigionamento

Documenti fornitori sotto controllo: il software per automatizzare scadenze e verifiche

Audit Qualità Aziendale: cos’è, come funziona e perché è fondamentale