La qualità gestita su excel: agile ma poco produttiva!

Ogni giorno veniamo a contatto con utenti che gestiscono i processi della qualità con Excel, file ben strutturati, colorati che garantiscono la massima flessibilità nelle fasi di creazione tabelle, formule, grafici, registrazione dati e di generazione di format per il rilascio delle informazioni processate (rapporti di prova, certificati di conformità, reclami verso fornitori,...) ma che al contempo rendono i sistemi assai poco produttivi e sicuri.

La produttività dei sistemi informativi gestisti su Excel è infatti inversamente proporzionale alla mole di dati da gestire e da replicare, all’aumentare delle dipendenze fra i diversi sistemi si assiste infatti alla necessità di dover riprendere (riscrivere) i dati in più documenti o alla necessità di predisporre “macro” più o meno complesse per far dialogare diversi file che vanno a rispondere a esigenze diverse.

Ad esempio un fuori limite rilevato nei processi di controllo qualità può cagionare l’apertura di una non conformità a carico del fornitore e sua volta essere utile per la sua valutazione periodica (ranking).

Sul tema della sicurezza delle informazioni registrate su Excel, le osservazioni sono diverse e già largamente note, ma applicate in un contesto come quello della qualità diventano assai rilevanti.

Garantire la possibilità che diversi operatori inseriscano a diverso titolo dati sui documenti o che semplicemente possano entrare per verificare dati ai fini della presa di decisioni, espone il sistema (e l'Azienda) a rischi non banali: modifiche non autorizzate, introduzioni di errori, perdita di dati a seguito di operazioni sbagliate, ecc.

La gestione di blocchi o di password, può favorire spesso la creazione di sistemi paralleli per consentire di gestire le informazioni specifiche di alcuni utenti o classi di utenti.

Anche la difficoltà di gestire in modo centralizzato l’insieme dei documenti può portare non pochi problemi a fronte di richieste specifiche dell’alta direzione o di audit improvvisi e non programmati o semplicemente a seguito della necessità di aggiornare massivamente dei dati a fronte di un cambio normativo o dell'introduzione di una nuova certificazione aziendale.

In questi casi aggiornamento o la semplice ricerca dei file aggiornati può creare momenti di difficoltà e di stress. Stress che aumenta e fino a poter diventare distress (stress negativo) quando, all’incrementare delle esigenze di controllo dei dati della qualità, si continua ad aumentare il numero di file Excel da gestire e manutenere nel tempo: un file per ogni necessità o sua sfumatura!!

La ricerca di superare questi limiti, generati da uno strumento improprio come Excel, porta spesso le aziende a cercare sistemi specifici e specializzati che agevolino le attività di registrazione e acquisizione dati e che favoriscono la divulgazione controllata delle informazioni a tutti gli operatori abilitati anche di funzioni diverse:

• blocco/sblocco lotti a favore dei lanci di produzione
• condivisione della programmazione delle attività del laboratorio di routine con gli operatori di R&D per l’inserimento prove sui nuovi prodotti, al fine di ottimizzare le attività degli analisti
• analisi dei dati di qualifica del fornitore per le attività valutazione periodica da condividere con i buyer aziendali
• disponibilità di schede tecniche aggiornate per le funzioni commerciali o per l’invio dei prodotti ai clienti
• ecc.

Il concetto su cui è basata la progettazione della piattaforma software AYAMA è semplice: mettere a disposizione dell’organizzazione un insieme di moduli attivabili in base alle necessità, ma completamente integrati tra di loro e con tutti i sistemi presenti in azienda: ERP, CRM, strumenti/apparecchiature, siti esterni, sistemi di business intelligence, altro.

Grazie poi ad un’accurata e personalizzabile gestione dei permessi, ogni utente può effettuare le sole operazioni definite dall’organizzazione al fine di garantire una coerenza tra i compiti assegnati e i dati da trattare o gestire.

Assegnare dei permessi di sola visualizzazione dei dati ad alcune figure dell’Alta Direzione, non significa sminuire il suo ruolo di guida, ma riconoscere la sua esigenze di verifica e analisi delle registrazioni fatte per la successiva presa di decisione.

Obiettivo? Mettere a disposizione delle aziende una piattaforma UNICA e GLOBALE per la gestione dei dati della qualità.

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