La gestione della documentazione dei prodotti MOCA ("Materiali ed Oggetti destinati a venire a Contatto con gli Alimenti")

Gli utilizzatori di MOCA (industria alimentare di produzione e/o di confezionamento, centri di somministrazione e di vendita al dettaglio) hanno l’obbligo di richiedere al proprio fornitore la dichiarazione di conformità dei materiali ed oggetti al contatto con gli alimenti e riportante le modalità di utilizzo e di gestione dei materiali acquistati.

Si ricorda, infatti, che la sola scheda tecnica NON costituisce un documento sufficiente per l’ottemperanza delle norme in vigore, ma completa la dichiarazione di conformità, con tutte le informazioni accessorie per il trattamento contabile (codici articolo, EAN) e logistico (dimensione dei prodotti e caratteristiche delle pallettizzazioni, modalità di assemblaggio), utili al trattamento del MOCA in azienda.

Le aziende hanno quindi necessità di attrezzarsi per disporre di procedure organizzative/informatiche per supportare un efficiente gestione dei documenti che accompagnano i MOCA, per i seguenti motivi principali:

• ai fini di possibili controlli da parte di enti preposti (Servizio d'Igiene degli Alimenti e della Nutrizione, i Servizi Veterinari, Aziende Sanitarie Locali)
• per la verifica del corretto uso dei materiali nelle diverse fasi del processo di stoccaggio e di utilizzo

Il controllo delle autorità preposte al controllo ha, infatti, come scopo di far aumentare la consapevolezza da parte del personale circa l’importanza della conformità dei materiali ai fini della sicurezza degli alimenti e sui possibili rischi indotti dal contatto dei materiali sui cibi.

L'Area Sviluppo software AYAMA ha reso disponibile una serie di funzioni per facilitare le attività di gestione dei prodotti MOCA.

Alcuni esempi:

• definire il set di documenti da richiedere al fornitore
• configurare l’eventuale tempistica per la richiesta di aggiornamento periodico (si ricorda che la documentazione dovrebbe pervenire all’utilizzatore di MOCA ogni qualvolta ci sia una modifica della composizione e delle caratteristiche del prodotto, ma è comunque buona norma richiedere e rivedere la documentazione con cadenza almeno annuale)
• generare e-mail di sollecito per l’invio documenti aggiornati
• registrare eventuali non conformità sui materiali arrivati e di gestire eventuali azioni correttive.

Inoltre i documenti arrivati e validati possono essere trasmessi a tutti gli utenti che hanno la necessità di consultarli per il corretto stoccaggio, conservazione e utilizzo. In questo modo i documenti aziendali archiviati in un unico sistema possono diventare patrimonio per tutti gli stakeholders interni.

Tutte queste funzioni consentono agli addetti all’assicurazione qualità di far fronte quotidianamente alle numerose e continue richieste provenienti dal legislatore o dagli standard volontari o da clienti (audit) in modo preciso e controllato e, nel caso dei materiali MOCA, di evitare sanzioni pesanti senza un aggravio ulteriore delle attività quotidiane.

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