AYAMA RECLAMI E NON CONFORMITÀ è un software specializzato che semplifica e migliora la gestione di:
• Reclami clienti
• Non conformità (fornitori, interne, enti, clienti)
• Azioni di contenimento, correttive e preventive

Grazie a workflow personalizzabili, il software automatizza i processi chiave, partendo dalla registrazione di un reclamo cliente, gestendo le non conformità, fino all'implementazione di azioni correttive o migliorative. Le funzionalità di alert e notifiche facilitano la comunicazione tra i vari attori interni ed esterni (fornitori, clienti, consumatori,…), assicurando una rapida analisi e risoluzione dei problemi.

Con grafici e KPI integrati, AYAMA consente un monitoraggio continuo delle problematiche, migliorando la gestione sia nel breve che nel lungo periodo. Le sue caratteristiche avanzate garantiscono la conformità alle normative ISO e agli standard di settore, aumentando la tracciabilità operativa e l'efficienza aziendale.

La soluzione AYAMA RECLAMI E NON CONFORMITÀ ottimizza i processi di qualità, riduce i rischi e migliora la soddisfazione dei clienti.

• Correttive con un flusso automatizzato di email e alert
• Mantenere traccia di tutte le informazioni scambiate con il fornitore a seguito dell’apertura di una non conformità
• Ricostruire velocemente la storia di un reclamo e la sua successiva gestione
• Possibilità di avere workflow differenziati in base al tipo di non conformità e di definire i responsabili nelle diverse fasi
• Gestire i trattamenti (azioni di contenimento) delle diverse non conformità, con la possibilità o meno di richiedere l’autorizzazione a procedere
• Gestione in lingua delle non conformità da inviare a clienti esteri
• Registrazione di reclami da clienti e/o da consumatori e gestione delle attività successive
• Verificare velocemente se l’articolo, oggetto di reclamo o di non conformità, era già stato precedentemente gestito per individuare trattamenti già effettuati o azioni correttive collegate
• Classificare opportunamente le non conformità

• Sarai dotato di un unico strumento integrato per la gestione di Non Conformità - Reclami - Piani di Miglioramento
• Ti permetterà di avere un controllo sicuro di tutto il processo di rilevazione e trattamento dei reclami clienti e fornitori, delle non conformità e delle azioni preventive, correttive, nonché’ dei piani di miglioramento, grazie a logiche di workflow specifiche
• Permette al personale preposto di registrare reclami da clienti o consumatori, sia che derivino da numero verde o da registrazione sul sito aziendale o segnalazioni telefoniche.
• Ti permetterà di standardizzare le modalità operative di gestione e trattamento dei dati al fine di garantire una tempestiva condivisione delle informazioni da parte di tutte le funzioni interessate
• Potrai gestire il flusso delle informazioni e degli impegni ai singoli operatori, che a diverso titolo, sono coinvolti nelle attività di registrazione, mediante sistemi automatici di notifica via e-mail o con messaggi a video
• Registrazione dei costi fissi e variabili relativi al reclamo e/o alla non conformità rilevata (gestione interna, spese di ritiro, omaggi,..)
• Disponibilità di scadenzari e alert per il rispetto dei tempi di previsti nel work-flow
• Monitori tempestivamente ritardi nell’esecuzione delle attività, mediante avvisi automatici
• Sistema di notifica via email per la segnalazione degli eventi alle persone identificate dal processo
• Analizzare nel tempo dell’evoluzione del reclamo
• Avrai a disposizione filtri di ricerca per indagare su situazioni che si ripetono
• Disponibilità di report e statistiche per le periodiche riunioni sulla qualità
• Esperienza VIDA nei processi di integrazione con gli altri sistemi informatici presenti in azienda per l’acquisizione dei dati necessari alla gestione dei processi suddetti (clienti, fornitori, articoli, etc.)

• riduzione costi ed inefficienze legati ad una non corretta gestione delle non conformità e dei reclami, (sotto il profilo delle risposte attese o delle azioni successive da intraprendere, ad esempio)
• compliance alla normativa ed ai sistemi di certificazione (ad esempio ISO 14001, ISO 9001, ISO/IEC 17025, OHSAS 18001)
• tempestività di intervento
• attua il miglioramento continuo dell’organizzazione tramite le opportune analisi delle informazioni rese disponibili da AYAMA
• incremento della consapevolezza sui problemi aziendali (ripetitivi e non) e dei processi attuati per la loro risoluzione
• focalizzazione sulle criticità aziendali (interne ed esterne) per consentire di prendere decisioni tempestive
• miglioramento della comunicazione con clienti, fornitori ed outsourcer coinvolti (ad esempio ricostruisci velocemente la storia di una non conformità o di un reclamo)
• rendi più efficiente la gestione sia del rapporto con i fornitori (ad esempio analizza le problematiche più frequenti con il fornitore specifico) sia dell'area amministrativa (ad esempio blocco/sblocco pagamenti)
• brand reputation
• riduzione dei costi in termini di sostituzioni prodotto/rimborsi/scarti di produzione