OVERVIEW DELLA SOLUZIONE SOFTWARE
AYAMA | Reclami e Non Conformità
Area di applicazione
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RECLAMI E NON CONFORMITA’ è la soluzione software AYAMA per la rilevazione e la gestione di:
- Reclami clienti
- Non conformità interne ed esterne
- Azioni di contenimento (trattamenti), correttive e preventive
mettendoti in grado di gestire l'intero processo, dal reclamo del cliente, passando per la gestione della non conformità fino ad arrivare alla segnalazione al fornitore e all’azione correttiva o migliorativa sul sistema.
Le funzionalità del modulo agevolano l'ottemperanza di quanto previsto dalle normative ISO e standard di settore previste in ambito qualità.
Le tue esigenze
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- Correttive con un flusso automatizzato di email e alert
- Mantenere traccia di tutte le informazioni scambiate con il fornitore a seguito dell’apertura di una non conformità
- Ricostruire velocemente la storia di un reclamo e la sua successiva gestione
- Possibilità di avere workflow differenziati in base al tipo di non conformità e di definire i responsabili nelle diverse fasi
- Gestire i trattamenti (azioni di contenimento) delle diverse non conformità, con la possibilità o meno di richiedere l’autorizzazione a procedere
- Gestione in lingua delle non conformità da inviare a clienti esteri
- Registrazione di reclami da clienti e/o da consumatori e gestione delle attività successive
- Verificare velocemente se l’articolo, oggetto di reclamo o di non conformità, era già stato precedentemente gestito per individuare trattamenti già effettuati o azioni correttive collegate
- Classificare opportunamente le non conformità
Cosa ottieni?
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- Sarai dotato di un unico strumento integrato per la gestione di Non Conformità - Reclami - Piani di Miglioramento
- Ti permetterà di avere un controllo sicuro di tutto il processo di rilevazione e trattamento dei reclami clienti e fornitori, delle non conformità e delle azioni preventive, correttive, nonché’ dei piani di miglioramento, grazie a logiche di workflow specifiche
- Permette al personale preposto di registrare reclami da clienti o consumatori, sia che derivino da numero verde o da registrazione sul sito aziendale o segnalazioni telefoniche.
- Ti permetterà di standardizzare le modalità operative di gestione e trattamento dei dati al fine di garantire una tempestiva condivisione delle informazioni da parte di tutte le funzioni interessate
- Potrai gestire il flusso delle informazioni e degli impegni ai singoli operatori, che a diverso titolo, sono coinvolti nelle attività di registrazione, mediante sistemi automatici di notifica via e-mail o con messaggi a video
- Registrazione dei costi fissi e variabili relativi al reclamo e/o alla non conformità rilevata (gestione interna, spese di ritiro, omaggi,..)
- Disponibilità di scadenzari e alert per il rispetto dei tempi di previsti nel work-flow
- Monitori tempestivamente ritardi nell’esecuzione delle attività, mediante avvisi automatici
- Sistema di notifica via email per la segnalazione degli eventi alle persone identificate dal processo
- Analizzare nel tempo dell’evoluzione del reclamo
- Avrai a disposizione filtri di ricerca per indagare su situazioni che si ripetono
- Disponibilità di report e statistiche per le periodiche riunioni sulla qualità
- Esperienza VIDA nei processi di integrazione con gli altri sistemi informatici presenti in azienda per l’acquisizione dei dati necessari alla gestione dei processi suddetti (clienti, fornitori, articoli, etc.)
Approfondisci
Benefici e miglioramenti
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- riduzione costi ed inefficienze legati ad una non corretta gestione delle non conformità e dei reclami, (sotto il profilo delle risposte attese o delle azioni successive da intraprendere, ad esempio)
- compliance alla normativa ed ai sistemi di certificazione (ad esempio ISO 14001, ISO 9001, ISO/IEC 17025, OHSAS 18001)
- tempestività di intervento
- attua il miglioramento continuo dell’organizzazione tramite le opportune analisi delle informazioni rese disponibili da AYAMA
- incremento della consapevolezza sui problemi aziendali (ripetitivi e non) e dei processi attuati per la loro risoluzione
- focalizzazione sulle criticità aziendali (interne ed esterne) per consentire di prendere decisioni tempestive
- miglioramento della comunicazione con clienti, fornitori ed outsourcer coinvolti (ad esempio ricostruisci velocemente la storia di una non conformità o di un reclamo)
- rendi più efficiente la gestione sia del rapporto con i fornitori (ad esempio analizza le problematiche più frequenti con il fornitore specifico) sia dell'area amministrativa (ad esempio blocco/sblocco pagamenti)
- brand reputation
- riduzione dei costi in termini di sostituzioni prodotto/rimborsi/scarti di produzione
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